株式会社コグミル（以下「当社」といいます）は、当社が提供する「Renn」（以下「本サービス」といいます）の利用者および当ウェブサイト（https://renn.cogmiru.com、以下「当サイト」といいます）に関する情報を、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令、利用契約および本ポリシーに従って取り扱います。
契約者データに関する基本方針
- 契約者のカレンダーデータは、本サービスの提供・保守・安全確保および契約者からの指示に必要な範囲でのみ取り扱います。
- 契約者データを販売・貸与せず、広告配信には利用しません。
- 契約者データを、当社または第三者の汎用AIモデルの学習・改善には利用しません。
- 契約者データに関する権利は契約者または正当な権利者に帰属し、本サービスの利用によって当社へ移転しません。
取得する情報
当社は、本サービスおよび当サイトの提供に伴い、以下の情報を取得または処理します。
- お問い合わせ・申込み情報：会社名、お名前、部署名、メールアドレス、電話番号、お問い合わせ内容、当サイトを知ったきっかけ、従業員規模等
- アカウント・契約情報：契約者・利用者の氏名、メールアドレス、所属組織・部門・役割、契約・請求・サポートに関する情報等
- カレンダー連携情報：連携先の組織・利用者識別子、OAuthトークンその他連携の維持に必要な認証情報および接続設定
- 予定情報：予定ID、公開・非公開の設定、公開予定の予定名・予定メニュー・日時・所要時間・参加人数・施設利用・繰り返し設定等。公開予定の予定名・予定メニュー等はカテゴリー分類のためAIサービスへ送信します。予定のメモ・本文・説明欄および非公開予定の内容は、分析データとして保存せず、AIサービスへも送信しません。
- 分析・派生情報：カテゴリー分類結果、組織・部門・個人の各範囲における集計値、改善候補、期間比較等
- 運用情報：操作、認証、同期、処理状況、エラー、アクセス制御およびセキュリティに関するログやメタデータ
- 当サイトの利用情報：Cookie等を通じて取得する閲覧ページ、参照元URL、IPアドレス、デバイス・ブラウザ情報、画面解像度、操作イベント等（詳細は「Cookie・アクセス解析」をご確認ください）
契約者データの取扱原則
契約者または利用者が本サービスへ登録し、または連携カレンダーから本サービスが取得する情報を「契約者データ」といいます。契約者は、連携対象者、取得範囲、利用者の権限、社内AIの接続先その他の処理条件を決定します。当社は、利用契約、契約者の設定および適法な指示に従い、契約者データを本サービスの提供に必要な範囲で処理します。
当社は、契約者データを販売・貸与せず、広告配信、汎用AIモデルの学習その他本サービスの提供と関係のない目的には利用しません。
当社は、処理の成否、応答時間、データ量、エラー種別等、予定の内容を含まない運用メタデータを、本サービスの保守、障害解析、セキュリティ確保および容量管理に必要な範囲で利用することがあります。当社が前記の制限を超える新たな目的で契約者データを利用する場合は、事前に目的を明示し、法令上必要な同意または契約者との個別の合意を得ます。
お問い合わせ・申込み情報、当社が契約管理のために取得する情報および当サイトの利用情報については、当社が本ポリシーに定める範囲で利用目的を決定します。
情報の利用目的
契約者データ
- 契約者が指定したカレンダーから予定を読み取り、AIまたはルールでカテゴリー分類するため
- 組織の時間利用を集計・可視化し、レポート、部門比較、期間比較および改善候補を提供するため
- 契約者の指示に基づき、権限内の集計情報を契約者が接続する社内AIから参照できるようにするため
- 本サービスの運用、保守、障害対応、セキュリティ確保および契約者から依頼されたサポートを実施するため
当社が管理する情報
- お問い合わせ、資料請求、無料トライアルの申込みおよび契約手続への対応
- アカウントの作成・認証、契約・請求管理、サポートおよび重要なお知らせの送付
- 不正利用の防止、監査、法令・裁判所・行政機関からの適法な要請への対応
- 当サイトの利用状況・表示性能の把握および当サイトの改善
当サイトのアクセス解析情報を、契約者のカレンダー内容や予定名と結び付けることはありません。
第三者提供・業務委託・国外処理
当社は、契約者データを販売せず、ご本人または契約者の同意なく第三者へ提供しません。ただし、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要な場合、事業承継に伴う場合その他法令上認められる場合を除きます。
当社は、本サービスおよび当サイトの提供に必要な範囲で、以下の主な事業者へ情報の取扱いを委託します。委託する情報を必要最小限に限定し、契約による目的外利用の禁止、安全管理措置および必要な監督を行います。
| 委託先 | 対象 | 委託する処理 | 主な処理地域 |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services, Inc. | 本サービス・契約者データ | ホスティング、データベース、認証、暗号鍵、ログ管理 | 日本（東京リージョン）等 |
| OpenAI OpCo, LLC | 予定情報 | 公開予定のカテゴリー分類 | 米国等 |
| 株式会社microCMS | お問い合わせ情報 | お問い合わせフォーム送信内容の保管 | 日本 |
| Cloudflare, Inc. | 当サイトの技術情報 | 当サイトのホスティング・CDN配信 | 米国等 |
| Google LLC | 当サイトのアクセス情報 | Google アナリティクス 4によるアクセス解析 | 米国等 |
| Microsoft Corporation | 当サイトのアクセス情報 | Microsoft Clarityによる行動分析 | 米国等 |
Garoon、Google カレンダーおよび契約者が接続先として選択した社内AIは、契約者が選択・管理する外部サービスです。これらのサービスにおける情報の取扱いには、契約者と各サービス提供者との契約・ポリシーが適用されます。
外国にある事業者へ情報を委託または移転する場合、当社は個人情報の保護に関する法律その他の関係法令に基づき、契約による保護措置、取扱状況の確認その他必要な監督を行います。実際の処理地域は委託先およびその再委託先の構成により異なる場合があります。詳細を確認したい契約者またはご本人は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。
契約者データを取り扱う重要な委託先または処理目的に変更がある場合、当社は本ページを更新し、契約者への影響が大きい変更については合理的な期間を設けて事前に通知します。
AIサービスの利用
本サービスでは、公開予定を「会議」「集中作業」「不在」等に分類するため、OpenAI OpCo, LLCが提供するAPIを利用します。改善候補はAIが作成するのではなく、分類後の集計値とあらかじめ定めた数値ルールに基づいて表示します。
分類に必要な範囲で、公開予定の予定名、予定メニュー、日時、所要時間、参加人数、施設利用、繰り返し設定等をOpenAIへ送信します。予定のメモ・本文・説明欄、参加者の氏名・メールアドレス・ユーザー識別子、非公開予定の内容は送信しません。ただし、公開予定の予定名や予定メニューに個人名、顧客名その他の情報が含まれる場合、その文字列は送信対象となります。
当社は、契約者データをAIモデルの学習用データとして利用せず、OpenAIによるモデルの学習・改善を目的とするデータ共有にも参加しません。OpenAIにおけるデータの取扱いは、法人向けデータ保護方針およびデータ処理契約をご確認ください。
分類結果には誤りが含まれる可能性があります。本サービスは、分類結果のみを根拠として、人事評価、採用、懲戒その他利用者に法的または重大な影響を及ぼす判断を自動的に行いません。
社内AIとの連携
契約者が接続した社内AIには、権限に応じた組織・部門単位の集計情報と改善候補のみを読み取り専用で提供します。予定名、予定メニュー、メモ、参加者情報等の明細は提供しません。
保有期間および削除
当社は、情報を利用目的の達成に必要な期間に限って保持し、保持の必要がなくなった情報を削除します。主な取扱いは以下のとおりです。
- 連携カレンダーの予定明細：公開予定名を含む明細データは、原則として取得後90日で削除します。
- カテゴリー分類結果・集計データ：レポート、前月比較および前年同月比較の提供に必要な期間、かつ利用契約の存続中または個別契約で定める期間保持します。
- 連携認証情報：連携中に限り保持し、連携解除または利用契約終了後、法令・障害調査・バックアップ管理上必要な期間を除いて削除または無効化します。
- AI処理用データ：当社が管理する処理用データは、処理に必要な期間のみ保持し、処理終了後に削除します。委託先における保持期間は、各事業者の方針に従います。
- アカウント・お問い合わせ・契約情報：アカウント管理、対応履歴、契約・請求管理、法令上の義務および紛争対応に必要な期間保持します。
- 運用・セキュリティログ：障害解析、不正利用防止、監査およびセキュリティ確保に必要な期間保持します。
利用契約の終了後は、法令上の保存義務、未解決の請求・紛争、セキュリティ事故の調査その他正当な保持理由がある情報を除き、本サービスの提供に不要となった契約者データを利用契約に従って削除します。例外的に保持する情報は、その保持理由の範囲内でのみ利用します。バックアップ内のデータは通常のバックアップ更新・削除サイクルに従って消去され、それまで本番環境へ復元して通常利用しません。
安全管理措置および事故対応
当社は、個人情報および契約者データの漏えい、滅失、毀損、改ざんまたは不正アクセスを防止するため、アクセス権限の最小化と定期的な見直し、通信時・保管時の暗号化、テナント間のアクセス制御、ログの監視、秘密情報の分離保管、委託先の選定・監督、従業者の守秘義務および教育その他必要かつ適切な措置を講じます。
契約者データへアクセスできる者を、運用、サポート、障害調査またはセキュリティ対応のために必要な権限を付与された者に限定します。OpenAIへ送信する予定名、予定メニューその他の内容は、当社の監査ログには記録しません。
契約者データに関するセキュリティ事故を確認した場合、当社は影響範囲の調査、拡大防止、復旧および再発防止を行い、法令または利用契約に従って、影響を受ける契約者、本人または関係機関へ不当に遅滞なく通知し、必要な対応に協力します。
個人情報の開示・訂正・削除等
当社が利用目的を決定して管理するアカウント情報、お問い合わせ情報および当サイトに関する情報について、ご本人またはその代理人は、法令に基づき、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示を請求できます。お問い合わせ窓口までご連絡ください。本人確認の上、法令に従って対応します。
勤務先その他の契約者が本サービスで処理する予定情報、組織情報およびその集計情報については、当該契約者が対象者・利用目的・権限を決定しています。利用者は、原則として勤務先のRenn管理者または個人情報取扱窓口へご相談ください。当社は、契約者からの適法な依頼に基づき、開示・訂正・削除等への対応を支援します。当社へ直接ご連絡いただいた場合、必要に応じて契約者へ取り次ぎます。
法令上の保存義務、本人または第三者の権利保護、システムの安全確保その他法令上認められる理由がある場合、請求の全部または一部に対応できないことがあります。その場合は、法令上通知が制限される場合を除き、理由をご案内します。
お問い合わせ窓口
本ポリシー、AIサービスの利用、外国にある委託先における情報の取扱い、開示・訂正・削除等に関するお問い合わせは、以下までお願いいたします。
本サービスに関するお問い合わせは お問い合わせフォーム もご利用いただけます。
本ポリシーの改定
当社は、法令、本サービスまたは委託先の変更等に応じて本ポリシーを改定することがあります。契約者データの利用目的、AI処理、重要な委託先、国外処理、保持・削除その他契約者または利用者へ重大な影響を及ぼす変更については、法令上直ちに対応する必要がある場合を除き、合理的な期間を設けて当サイト、本サービス内または登録メールアドレスへの送信等により事前に通知します。
当社は、法令上の根拠、本人の同意または契約者との個別の合意なく、変更前に取得した契約者データへ新たな二次利用目的を遡って適用しません。改定後の本ポリシーは、当サイトに表示する効力発生日から適用します。